Cinco Reglas de Oro para Powerpoint

Todos hemos desperdiciado horas sentados a través de presentaciones mediocres de PowerPoint. Todo el mundo se queja de ellas. Todos conocen la expresión: Muerte por PowerPoint.

No soy diseñador, pero paso mucho tiempo haciendo diapositivas en PowerPoint. Y, siendo honesto conmigo mismo, algunas de mis presentaciones podrían haber sido mucho mejores. Así que me propuse el objetivo de mejorar mis presentaciones. Hacer que sean más fáciles de presentar y más sencillas de seguir para la audiencia. Nunca quiero ser acusado de dar presentaciones aburridas.

Para ayudarme a lograrlo, aquí están las ‘Reglas de Oro’ que trato de seguir.

1. UN MENSAJE POR DIAPOSITIVA

Esta es la más importante. Un error clave es sobrecargar las diapositivas. Nuestros cerebros no pueden con ello. Es increíblemente agotador tratar de entender diapositivas complejas. Eventualmente, desconectamos.

Como presentador, es muy difícil contar una historia con una diapositiva llena de ‘cosas’. Se vuelve complicado recordar lo que hay en ella. En su lugar, terminas leyendo desde la diapositiva, lo que todos sabemos es el pecado capital de las presentaciones.

A veces nos dicen que debemos limitar el número de diapositivas en una presentación. Entonces, nos sentimos tentados a meter mucha información en cada una. No limites la cantidad de diapositivas que usas. Limita lo que dices en cada diapositiva.

Trata cada diapositiva como un cartel. Aplica la regla de los 3 segundos. Si no puedes entender lo que hay en menos de 3 segundos, simplifícala. Distribuye tus mensajes en varias diapositivas.

2. MANTENER UN ESTILO CONSISTENTE

PowerPoint nos ofrece una amplia variedad de fuentes, fondos y colores. Resiste la tentación de jugar con ellos y mezclar demasiados. De lo contrario, tu presentación se verá como un desastre.

Crear el ‘estilo adecuado’ a menudo depende del gusto personal o del estilo visual de tu empresa. Pero cualquiera que sea el estilo que elijas, sé consistente en todas las siguientes dimensiones.

Fuentes. La gente tiene fuertes opiniones sobre cuáles son las ‘buenas’ fuentes y cuáles son las ‘malas’. Hay muchas opciones. Todo el mundo parece odiar las fuentes más ubicuas y estándar. Notablemente, Times New Roman, Comic Sans y Helvetica.

En general:

• nunca uses más de dos fuentes en una presentación
• elige fuentes sans serif, ya que son más fáciles de leer que las fuentes serif en pantallas
• elige fuentes que apoyen el tono de voz de tu presentación

Colores. Ten una paleta de colores limitada pero consistente. Al igual que las fuentes, elige colores que reflejen la tonalidad de tu presentación. Asegúrate de que haya un fuerte contraste entre la fuente y el fondo para ayudar con la legibilidad.

Diseño. PowerPoint ofrece plantillas predeterminadas, pero es mucho mejor crear las tuyas propias. La gente ha visto las plantillas estándar millones de veces. Si no estás seguro de qué estilo adoptar, pide consejo de diseño. Muchísimas organizaciones ofrecen plantillas, a menudo gratuitamente. Elige un estilo que te convenga.

Tono de voz. Mantén el estilo de las palabras/elección de imágenes consistente. Serio vs juguetón, conversacional vs profesional. Elige un estilo y mantenlo.

Imágenes. Trata de adoptar imágenes con un ‘sentimiento’ similar. Puede ser el tema, estilo o color. Si eliges imágenes dibujadas a mano, usa el mismo estilo en toda la presentación.

3. MINIMIZAR EL TEXTO

Las palabras pueden ser una manta de consuelo. A menudo usamos demasiadas. En su lugar, intenta usar la menor cantidad de palabras posible en cada diapositiva.

No uses oraciones completas, de lo contrario, la gente simplemente las leerá desde la pantalla. Como presentador, te sentirás tentado a hacer lo mismo. El papel del texto es guiar tu presentación, no reemplazarte. Algunas personas, como Seth Godin, siguen pautas estrictas, como nunca usar más de 6 palabras por página.

Nunca uses viñetas. Las viñetas nos llevan a un mal lugar. Las listas de viñetas en las diapositivas son tan deprimentes.

No pongas tu logo en cada diapositiva. Es egoísta, irrelevante y crea un desorden visual. Por supuesto, proporciona los detalles de tu empresa en la diapositiva de apertura o final, pero no los coloques por toda la presentación.

Tener menos palabras significa que puedes hacer tus fuentes más grandes, para que las personas en la parte trasera de la sala puedan ver tu mensaje.

No tengas miedo de dejar espacio en las diapositivas. No tienes que llenar toda la diapositiva.

Algunas personas son fanáticas del método Lessig o del método Takahashi. Estos usan palabras o frases individuales en cada diapositiva. Luego se muestran a un ritmo rápido para crear una narrativa poderosa. Las audiencias encuentran la presentación dinámica y fácil de seguir. A veces terminas creando cientos de diapositivas. Pero está bien. Si esto funciona para ti, entonces úsalo. Es mucho mejor que llenar las diapositivas de texto.

4. USAR IMÁGENES GRANDES E IMPACTANTES

Las imágenes evocan una respuesta emocional y pueden tener más poder que las palabras.

Elige tus imágenes cuidadosamente. Evita las imágenes de stock clichés o las de mala calidad de Google. También corres el riesgo de infringir derechos de autor. El clipart es un desastre.

En su lugar, invierte tiempo en buscar la imagen perfecta y de alta calidad. Hay sitios de pago, como Shutterstock, que podrían valer la pena. Otros sitios ofrecen imágenes hermosas de forma gratuita, que no infringen las leyes de derechos de autor. Mis favoritos son Unsplash o Pixabay, pero hay muchos más. No temas usar fotos de buena calidad que hayas tomado tú mismo. Hacen que tu presentación sea mucho más personal.

Intenta usar imágenes a toda página para el mayor impacto. Los iconos también son buenos. Muchos sitios ofrecen iconos bellamente dibujados que pueden dar vida a tus presentaciones.

5. HACER QUE LOS DATOS SEAN FÁCILES DE ENTENDER

Los datos son particularmente difíciles de presentar en las diapositivas. Mostrar gráficos ricos en datos y señalar partes importantes no es suficiente. En nanosegundos, habrás perdido a tu audiencia. Necesitas hacerlo fácil para ellos.

Concéntrate en los grandes hechos memorables. Si hay un dato clave que quieres resaltar, simplemente muéstralo en la diapositiva.

Combina datos con elementos visuales. Para hacer tus datos aún más memorables, proporciona contexto incluyendo imágenes relevantes.

Construye tus diapositivas. No elijas animaciones elegantes. Pero cuando estés contando una historia, revela secciones de tu diapositiva poco a poco, con una voz en off de apoyo.

Resalta las implicaciones. Haz el trabajo por tu audiencia. Explica el significado de los datos. No los fuerces a deducirlo por sí mismos.

RESUMEN

PowerPoint tiene una mala reputación. Se le ve como un mal necesario. Es porque las personas no invierten tiempo y esfuerzo en crear presentaciones atractivas. En lugar de eso, se conforman con listas de viñetas aburridas y llenas de basura. O copian y pegan diapositivas de otras presentaciones. En su lugar, ve PowerPoint como un activo. Vélo como una forma de convertirte en un mejor comunicador. No significa que tengas que convertirte en un diseñador gráfico. De hecho, siempre pide ayuda profesional si buscas mejorar significativamente. Desarrolla un estilo, una forma de crear diapositivas que te convenga a ti o a tu organización. Cualquiera que sea el estilo que adoptes, asegúrate de seguir estas cinco Reglas de Oro. Tus presentaciones mejorarán exponencialmente.